中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究

所属分类：教育论文阅读次时间：2019-11-28 16:36

本文摘要：摘要：中学档案内容涵盖有教学、党政管理等各种载体形式的档案材料，是一个学校的工作印记，是学校的历史记录，是学校应该十分重视的一个环节。[1]在学校管理中，仍然存在着中学档案方面的问题，为此，本文旨在梳理管理工作中出现的问题，并且根据问题提出工

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　　摘要：中学档案内容涵盖有教学、党政管理等各种载体形式的档案材料，是一个学校的工作印记，是学校的历史记录，是学校应该十分重视的一个环节。[1]在学校管理中，仍然存在着中学档案方面的问题，为此，本文旨在梳理管理工作中出现的问题，并且根据问题提出工作效率的改进和提升方式。

　　关键词：中学档案,档案管理,问题,解决措施

档案管理

　　档案管理，通常指的是档案信息的采集、分类、整理、保管和调用。档案管理既是一种服务性的工作，也是一种管理性的工作。[2]学校中的档案管理关系重大，因为不仅仅包含学生的升学等学籍档案，也包含教师在讲评课当中的教学档案，当然不排除学校里面的党团员档案、校庆活动等档案，种类繁多且数目巨大。但是在部分学校中，有些教师年纪大了，不适宜在课堂上授课了，如果学校教师不缺，校领导会安排这样的老教师去后勤岗位，去门卫值班或者档案管理等。

　　缺少专业档案管理的人员虽然能够完成工作，但是严格角度来讲，缺少专业档案管理知识或者是管理经验不足的人员在工作中往往会面临一些问题。本文旨在找出中学档案管理工作中的问题，并且针对问题提出解决措施，以期最高效地提高中学档案管理工作。

　　一、中学档案管理工作存在的问题

　　目前在学校档案管理中，主要面临以下问题：1.电子档案的存在和出现越来越普及，电子档案的使用及安全运营急需解决。由于现代信息技术不断发展，档案更多的以电子而非纸质的形式存在。[3]那么，如何存储诸多的电子档案并且分类整理，如何维护网络的安全来保存这些档案成为需要解决的问题。2.档案管理的制度不完善，档案有遗失的现象。部分学校的档案室管理没有明确的规章制度，对于档案的借阅和归还问题处理不当会造成部分档案的遗失，且部分档案室没有专门的地方进行保管，档案架没有分门别类进行整理。

　　3.缺少专业的档案人员进行梳理，管理效率较差。部分学校是老师一职多务，由教学任务较少的教师承担，档案整理及技巧缺乏，专业知识和问题处理能力有限。

　　二、中学档案管理工作效率的提升方式

　　1.建立电子档案库。

　　在众多的数据中，依托现今便利的档案管理软件，可以建立可靠的海量电子档案库，该电子档案库要求能和纸质档案关联并且同步。[4]同时，档案办公人员应该建立完善的电子化流程，支持档案借阅、发布等，提供多种途径，在线档案检索，以便于更加便捷地查阅各种档案信息。同时，档案馆的专员应当建立电子档案的关联，方便各种信息的获取，以便对这种办公事务进行综合性的评估和诊断，同时也能够更加便捷地提供各种统计报表，方便对档案管理的评估管理。

　　当然，电子档案的存在有利也有弊，电子档案相比较传统纸质版档案来讲，虽然信息量大、录入更加便捷，但是也具有一定的风险性，比如网络故障、电脑病毒导致的数据丢失等问题的发生，中学档案管理的工作人员要不断更新自己的电脑知识，从而灵活应对这些档案管理中的问题。

　　2.完善中学档案管理制度。

　　学校不仅仅要配置专门的档案管理室便于各种档案干燥耐久的存放，同时对于档案管理也需要不断地完善。档案管理部门也是学校的一个重要部门，也应该具备完善的规章制度，应当有一个详细的档案管理流程。具体到不同档案的分类、人员制度的管理、档案的外借情况、档案的整理和保存制度等等。

　　比如说要做好档案人员构成情况的统计，派专员按时按岗出勤档案管理工作;要及时、准确地登记档案的移交和接收，使得档案的出入有详细的表格记录，这样可以大幅度减少档案缺失的现象;还有档案不准外借的制度，如果的确因为工作需要将档案带出档案室，需要明确借阅人信息、借阅的目的和归还的日期。

　　3.掌握必要的档案管理技能和知识。

　　不能够只是让教学任务较轻的教师负责学校的档案管理工作，学校档案室应该聘请专业的管理人员对档案进行详细的梳理，有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误。相关专业的管理人员对于档案的标注、分类、标记、装订等具有专业的技能，学校要不定期开展档案管理相关培训，以期更大程度提高档案管理人员的档案管理技能。

　　三、结束语

　　中学的档案管理在学校事务中起着举足轻重的作用，针对中学档案管理中的问题。本文列举出中学档案管理中电子档案的出现，电子档案的使用及安全运营急需解决;档案管理的制度不完善，档案有遗失的现象;缺少专业的档案人员进行梳理、管理效率较差这三个主要问题，并且结合最新的管理理念针对上述问题提出解决对策，以期对中学档案管理工作效率的提高提出一定的参考和借鉴建议。

　　参考文献：

　　[1]黄莉莉.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].才智，2018(19):207.

　　[2]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2018(11):122.

　　[3]曾小亮.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育(下)，2018(03):82-83.

　　[4]黄红.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究，2017(12):213-214.

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